So kommt ein Brief schnell und sicher beim Empfänger an: Tipps, um einen Briefumschlag zu beschriften.
Sie möchten einen Brief verschicken und sichergehen, dass dieser problemlos sein Ziel erreicht? Beachten Sie folgende Tipps bei der Briefumschlagbeschriftung, damit nichts schiefgeht!
Wer einen Standardbrief per Post versendet, sollten den Briefumschlag folgendermaßen beschriften
Nutzen Sie ausschließlich die Vorderseite des Briefumschlages, damit die Maschinen der Post die Informationen erfassen können. Platzieren Sie dort die Adresse des Absenders oben links in der Ecke und versehen Sie diese mit der Überschrift „Absender:“. Die Anschrift des Empfängers gehört auf die untere rechte Seite unterhalb der Briefmarke beziehungsweise der aufgedruckten Frankierung, die sich oben rechts befinden sollte.
Generell gelten diese Regeln für die Gestaltung der Adresse
Die Abstände zwischen den Zeilen für den Namen, die Straße, die Postleitzahl plus Ortsangabe sowie gegebenenfalls das Land sollten gleichmäßig sein. Verwenden Sie dabei dieselbe Schriftgröße und -art.
Die Anschrift wird linksbündig auf einfarbigem Untergrund geschrieben. Vermeiden Sie Verzierungen, Umrandungen oder Aufkleber auf dem Briefumschlag, damit die Kontaktdaten gut lesbar sind.
Der Abstand zwischen der jeweiligen Adresse und dem linken, rechten und unteren Rand des Umschlags sollte mindestens 15 Millimeter und zum oberen Rand mindestens 40 Millimeter betragen.
Das Porto beträgt bei einem Standardbrief mit einem Gewicht von bis zu 20 Gramm 85 Cent. Wiegt der Brief mehr, bleibt aber unter 50 Gramm, handelt es sich um einen Kompaktbrief und Sie sollten eine Ein-Euro-Marke wählen. Bei größeren Briefumschlägen verändert sich zwar das Porto, nicht aber die Platzierung der Beschriftung.
Ein DIN A4 Großbrief mit einem Gewicht von bis zu 500 Gramm muss mit einer 1,60-Euro-Marke frankiert werden und ein DIN A4 Maxibrief von bis zu einem Kilogramm benötigt ein Porto von 2,75 Euro.
Beide Briefumschläge werden wie folgt beschriftet, wenn sie kein Fenster haben: Legen Sie die Umschläge im Querformat vor sich, sodass Sie die Adressen auf dem Umschlag genauso platzieren, wie Sie es bei einem kleinen Briefumschlag täten, denn Briefumschläge in DIN A4 werden von den Sortiermaschinen nicht im Hochformat gescannt.
Ausnahme: Lediglich Großbriefe mit einem Fenster werden im Hochformat erkannt und die Anschrift durch das Fenster hindurch gelesen.
Deshalb sollten Sie bei Briefumschlägen mit Fensterchen die Empfängeradresse oben links auf das DIN A4 Anschreiben setzen, sodass diese nach dem Falten des Papiers durch das Fenster sichtbar ist.
Da Briefe heutzutage maschinell bearbeitet werden, ist es wichtig, den Briefumschlag korrekt zu beschriften. Entspricht die Beschriftung nicht der Norm, fällt der Brief durch das Raster und muss manuell bei der Post nachbearbeitet werden. Das hat zur Folge, dass sich die Zustellung verzögert oder komplett scheitern könnte.